Enviar e receber um grande número de correspondências físicas e documentos parece coisa do passado, não é? Nada disso. Muitas empresas, especialmente as de grande porte, realizam este procedimento diariamente e em volumes consideráveis. Uma tarefa nada fácil, no entanto, é manter o controle e fazer a gestão destas correspondências. Mas o que é isso exatamente e por que é tão importante?
Neste artigo vamos falar um pouco mais sobre o que é o controle de entregas e os motivos pelos quais sua empresa não deve ignorá-lo.
O que é o controle de entregas?
Tudo, exatamente tudo, que entra ou sai de uma empresa precisa ser registrado. O controle de entregas é um documento essencial, em que são preenchidas as informações básicas para identificação do que está sendo entregue, quando, para quem, qual o destinatário, como pode ser rastreado, contatos e uma previsão de chegada ao destino.
Além de ter uma planilha ou um sistema de controle para todas essas informações, outro documento indispensável é o protocolo. Por meio dele, é possível identificar quem entregou o quê, quando e quem recebeu. São informações essenciais para o controle de entrega e que garantem o mínimo de organização e rastreabilidade para uma empresa.
Confira a seguir 5 bons motivos para ter um controle eficiente de entregas, assim como uma boa gestão de correspondências em sua empresa.
5 razões para um controle eficiente
1. Organização
Quando sua empresa possui um controle de entregas eficiente, tudo está documentado e registrado. O preenchimento dos dados é realizado de forma adequada e os protocolos são anexados e armazenados corretamente.
Independente da mudança de gestão da empresa ou dos colaboradores responsáveis pelo processo, o acesso às informações permanece o mesmo. Isso nem sempre é possível quando o processo da empresa é manual. Uma boa alternativa é migrar para sistemas específicos e fazer este gerenciamento de forma digital. Além de ser mais fácil, é mais seguro.
2. Economia de tempo e custos
Imagine uma empresa com milhares de funcionários. Na maioria das vezes não há como garantir um padrão no preenchimento das informações nas correspondências, especialmente dos destinatários. Às vezes, um detalhe pode comprometer a entrega.
Documentos que não chegam ao destinatário, perdas e extravios geram custos para empresas, além de refletir diretamente em sua gestão e eficiência.
Além disso, caso a empresa tenha seu controle de entregas somente em meio físico, o fluxo de envio, controle, mensuração, estatística e arquivamento destas informações pode demandar o trabalho de mais de uma pessoa.
3. Segurança
O controle eficiente de entregas garante que todo e qualquer documento seja entregue ao destinatário certo e no tempo adequado. Este processo também diz respeito ao responsável pelo transporte, que pode ser da própria empresa ou terceirizado.
Outro ponto fundamental é manter o acesso restrito aos registros. O ideal é que apenas colaboradores específicos da empresa tenham acesso aos arquivos de controle e protocolos, o que garantirá que apenas pessoas habilitadas realizem essa tarefa.
4. Minimização de ocorrências e extravios
Já tratamos um pouco deste assunto no item 2. Um controle eficiente deve ter um padrão de preenchimento das informações do remetente e destinatário, bem como um fluxo estabelecido para a confirmação de dados e contatos quando necessário.
Muitas empresas transportam documentos sigilosos, que podem causar diversos danos ao cair em mãos erradas. E, mesmo se tratando de correspondências comuns, o fato é que ninguém gosta de receber algo atrasado ou não receber por falta de organização da empresa.
5. Satisfação dos colaboradores
Ter a certeza de que você irá receber o que espera, assim como o destinatário das suas correspondências, é de uma satisfação extrema. Seus colaboradores se sentirão mais seguros ao desenvolver suas tarefas e assumir a responsabilidade pelo envio de documentos, mesmo que sigilosos.
Como podemos ajudar
A boa notícia é que nem tudo precisa ser manual. Hoje, já existem ferramentas e sistemas disponíveis no mercado para agilizar e tornar esse controle muito mais eficiente. Um exemplo é o sistema de gestão de correspondências da MXLOG. Com ele você economiza tempo, dinheiro, tem um controle informatizado e o acesso a relatórios que irão facilitar o dia a dia da sua empresa.
Entre em contato com a nossa equipe e encontre a melhor forma de impedir a perda de documentos importantes e correspondências urgentes, bem como permitir a chegada de cada um deles ao destino final no menor tempo possível e sem falhas, através do sistema de gestão de correspondências da MXLOG. Conte com a gente!
