Uma enorme quantidade de correspondências comerciais e importantes são trocadas diariamente por empresas. Com isso, os desafios são grandes, afinal, as correspondências atualmente têm múltiplas formas, elas vão além do papel, podem ser via e-mail, documentos eletrônicos e fax, sem falar na importância do conteúdo.
Como gerenciar tanta correspondência sem deixar que nada se perca e sem perder tempo demais no processamento? Encontrando formas eficientes de gestão e monitoramento. Então, fica com a gente que vamos mostrar as melhores práticas para gerenciar os processos de correspondência.
Melhores práticas para a gestão de correspondência segura e eficaz
Adotar soluções de gestão de correspondência agiliza os processos e beneficia todos os envolvidos, desde equipe a remetentes e destinatários. As vantagens de uma gestão organizada, consistente e eficiente são:
- Ter arquivado em segurança todas as correspondências de obrigações legais;
- Melhorar o desempenho dos colaboradores e otimizar a produtividade com a redução do tempo de processamento e resposta às correspondências recebidas;
- Reduzir os custos de armazenamento;
- Aperfeiçoar o atendimento ao cliente com respostas mais precisas, rápidas e confiáveis.
Mas para obter na prática essas vantagens, é necessário implementar um sistema de gerenciamento de correspondência seguro e confiável. É inviável que uma empresa ainda gerencie manualmente toda a sua correspondência, pois os processos que deveriam ser minuciosamente monitorados e gerenciados de forma organizada, perdem em confiabilidade. Dados e informações importantes podem ser facilmente perdidas, manchando a reputação e a qualidade dos serviços da empresa.
Gerenciar e-mails e registros telefônicos não é nenhum bicho de sete cabeças no mundo de hoje, softwares não faltam, mas a maior parte da comunicação que acontece na correspondência ainda é no papel. Com a globalização, muitas empresas partiram para o digital e deixaram as correspondências físicas um pouco de lado, desaprenderam a lidar com cópias, cartas formais e todo tipo de documentação física de forma organizada.
5 práticas para ter uma gestão de correspondências especializada
1. Mantenha o controle dos contatos e organize-os
Falhas na comunicação atrasam e afetam todos os envolvidos. Quanto mais organizada for a agenda de contatos e endereços, melhor será a comunicação entre equipes e destinatários.
2. Tenha modelos de correspondência aprovados
Documentos importantes como contratos, formulários administrativos e quaisquer outros que a empresa envie ou receba com frequência devem ter modelos pré-aprovados para agilizar a rotina de correspondências.
3. Centralize sua correspondência
A gestão de correspondência centralizada facilita a manutenção dos registros, o armazenamento dos arquivos e aumenta a proteção contra perdas. Quanto mais centralizada for, maior a chance de a equipe trabalhar em sintonia já que desde a criação, montagem, processamento, arquivamento, recuperação, rastreamento, criação de relatórios e todo o ciclo de vida da correspondência é feita no mesmo ambiente.
4. Proteja sua correspondência
A correspondência entre clientes deve garantir segurança e proteção aos remetentes. A troca de documentação pode conter dados sigilosos que devem cair nas mãos certas.
Para evitar falhas e garantir que os quatro passos acima sejam seguidos, uma boa solução é contratar o serviço de gestão de correspondência.
5. Por que a MXLOG tem o serviço de gestão de correspondências que a sua empresa precisa?
Se você está procurando uma solução de correspondência a MXLOG pode te ajudar. Nosso serviço foi feito para impedir que documentos importantes e correspondências urgentes se percam, e sempre cheguem ao destinatário final no menor tempo possível e sem falhas.
A MXLOG desenvolveu um sistema para catalogar e rastrear todas as correspondências que chegam a uma empresa, cadastrando destinatários e remetentes e atribuindo um código único de identificação a cada documento.
É um serviço feito para empresas que lidam com um grande volume de correspondências físicas, com muitos funcionários ou filiais. Ideal para grandes centros corporativos ou empresas com muitas unidades de negócio.
Nunca mais perca um documento ou entregue um documento importante nas mãos erradas. Todos os documentos que chegam na empresa recebem um código de identificação, a cada etapa do processo de separação e entrega o documento é cadastrado no sistema. Os destinatários podem acompanhar o andamento da entrega de correspondências dentro da empresa, abrir ocorrências e acessar protocolos de entrega digitais.
A forma como uma empresa lida com a correspondência reflete seu profissionalismo, organização e responsabilidade. Peça uma demonstração e um consultor entrará em contato.
