O Protocolo de entrega é um documento muito importante em qualquer operação de entregas. Data, hora e quem recebeu são informações simples, mas fundamentais no ato da entrega de documentos. Embora muitas empresas considerem o protocolo de entrega uma mera formalidade, o documento é peça-chave quando se trata do registro e coleta de informações.
No artigo de hoje vamos mostrar a funcionalidade deste documento para sua empresa, então nos acompanhe até o final para saber o que é, para que serve, qual a importância e como fazer um protocolo de entrega eficiente.
O que é
O protocolo de entrega é o documento responsável pelo registro e controle dos documentos que transitam entre empresas, setores ou órgãos.
Graças a ele, é possível ter acesso às informações de tudo que foi expedido ou recebido por uma instituição.
Algumas empresas centralizam suas entregas na recepção. Enquanto outras, possuem setores específicos de protocolo.
Estes locais são responsáveis pelo controle de toda a tramitação e expedição de documentos, bem como o registro, a classificação, encaminhamento e arquivamento.
Independente da forma como sua empresa se organiza, o mais importante é não deixar o protocolo de entrega de lado.
Para que serve
Serve, sobretudo, para coletar as principais informações relacionadas à entrega de documentos.
São elas: nome, assinatura e número do documento do entregador; carimbo da empresa, data e hora da entrega.
Enfim, é a melhor forma de garantir o controle de entregas de uma empresa e manter seus registros organizados. Além de evitar problemas, como o extravio ou o destino incorreto de documentos.
Por que o protocolo de entrega é importante
Porque sem ele, você e sua empresa não tem o controle de absolutamente nada. Além disso, pode passar uma imagem de desorganização, falta de seriedade e comprometimento com os documentos, remetentes e destinatários.
Dessa forma, confira 3 motivos para considerar o protocolo um documento fundamental para sua empresa.
1. Garantir o controle da entrega
Quando sua empresa possui um protocolo de entrega, ela garante o controle de tudo o que foi entregue. É, sem dúvida, o registro que comprova a conclusão ou efetivação daquela transferência.
Esse registro é importante tanto para quem entrega, quanto para quem recebe, principalmente quando se tratam de documentos sigilosos. Afinal, é o comprovante de que aquela entrega foi realizada com sucesso.
Outro ponto importante, é a garantia jurídica. Um protocolo com todas as informações, assinaturas e carimbos necessários, é legalmente válido como prova jurídica, caso necessário.
2. Organizar registros
Com o protocolo de entrega, sua empresa sabe quando recebeu o quê e para quem deve ser entregue.
Dessa maneira, fica mais fácil evitar o extravio ou perda de documentos. Afinal, tudo pode ser arquivado e ficar disponível para consulta sempre que necessário.
3. Evitar perda de tempo
Em resumo, documentos devidamente arquivados, facilitam a consulta e agilizam a rotina de trabalho.
Imagine rastrear um documento sem protocolo de entrega. Serão necessários muitos funcionários e ligações realizadas até solucionar o problema, não é mesmo?
Como fazer
Nada melhor do que um protocolo simples, mas funcional, para garantir o registro correto das informações e a segurança da entrega.
De modo geral, esse documento é impresso em folha simples e apresenta as seguintes informações:
- Logo da empresa;
- Nome do destinatário;
- Endereço completo para entrega;
- Hora da entrega;
- Nome completo de quem recebeu a entrega;
- Número do RG ou CPF de quem recebeu (opcional);
- Assinatura de quem recebeu.
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Use a tecnologia a seu favor
Por fim, às empresas que já optaram por desapegar dos registros impressos, uma boa solução é contar com um sistema de gestão de documentos.
Mais práticos e mais modernos, esses sistemas garantem segurança e eficiência na entrega de documentos.
Sem dúvida, suas principais vantagens são:
- Redução de papel: o meio ambiente e as finanças da sua empresa agradecem;
- Rastreio rápido: substitua a busca de protocolos em arquivos físicos por poucos cliques;
- Gestão mais eficiente: correto armazenamento e acesso distribuído a vários usuários, para que possam cadastrar e localizar protocolos com mais facilidade;
- Organização: tudo no mesmo lugar e com acesso facilitado;
- Satisfação de remetentes e destinatários: menos extravios e perdas, mais agilidade nos processos.
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