Uma boa gestão de correspondências e expedição impede que documentos importantes se percam e sempre cheguem ao destinatário final de forma ágil, precisa e segura.
Você pode começar avaliando seus procedimentos de envio atuais do início ao fim. Identifique problemas reais que necessitem de correção, ferramentas e softwares que precisam ser atualizados e operações manuais que possam ser automatizadas.
Atrasos e erros não podem ser repassados pela cadeia logística quando se fala de documentos importantes, por exemplo. É esperado que o departamento de expedição detecte erros e minimize falhas o quanto antes. Mas o departamento não pode fazer milagres para entregar as coisas na porta, depois que algo lá atrás já saiu do controle.
Por isso, para evitar dores de cabeça ao seu departamento de expedição, pode ser necessário oferecer tecnologia e terceirização. Essas são as formas mais importantes de otimizar tempo e esforço da equipe. Aqui estão cinco dicas para otimizar sua gestão de correspondência e expedição.
5 formas de tornar a gestão de correspondência e expedição mais seguras e eficientes
Adotar boas práticas de gestão de correspondência e expedição agiliza os processos e beneficia todos os envolvidos, da equipe aos remetentes e destinatários. As vantagens de uma gestão eficiente são:
- Oferecer segurança aos clientes ao transportar correspondências de obrigações legais;
- Otimizar a performance da equipe e aumentar a produtividade;
- Reduzir os custos de entrega e armazenamento;
- Aumentar a percepção de valor do cliente com entregas precisas, rápidas e seguras.
1. Organize e controle todos os contatos
Um bom software vai manter todos os contatos e endereços organizados, o que ajudará a agir contra falhas e atrasos. Se precisar entrar em contato com algum destinatário, a empresa facilmente tem esse contato em mãos.
2. Centralize as correspondências
Ter os contatos facilmente à disposição será mais fácil se a gestão for centralizada. Assim, todos os registros, arquivos e endereços ficam mais protegidos contra perdas e extravios.
A centralização aumenta a sintonia, facilita o arquivamento, rastreamento e a criação de relatórios.
3. Assegure a proteção das correspondências dos clientes
Documentos importantes podem conter dados sigilosos ou chamamento para datas e processos urgentes. Um atraso ou a entrega em mãos erradas pode ocasionar em prejuízo para os correspondentes. Siga as melhores práticas para assegurar proteção às correspondências.
4. Selecione bem a transportadora
A transportadora que você escolher deve ser experiente, ter expertise e oferecer segurança para você e para seu cliente. Faça uma boa pesquisa, converse com a empresa, compare serviços e selecione a transportadora que melhor irá atender suas necessidades.
Terceirizar a gestão de suas correspondências irá gerar economia de dinheiro e tempo, e produtividade em vários aspectos do negócio. Sem contar que uma gestão pode ir além da expedição, e incluir preparação de encomendas, carregamento, rastreamento e confirmação e processamento. Tudo monitorado por você.
5. Contrate a MXLOG
A seleção de serviços de gestão de correspondências da MXLOG vai te fazer poupar muita dor de cabeça. Como no item acima, orientamos que você procure, pesquise, converse e compare nossos serviços com o de outras transportadoras.
Nosso serviço foi feito para impedir que documentos importantes e correspondências urgentes se percam e prejudiquem o destinatário final e consequentemente a sua empresa.
Aqui, na MXLOG desenvolvemos um sistema de catalogação e rastreamento de correspondências. Tudo que chega em nosso depósito é rapidamente registrado, pois assim, cadastramos destinatários e remetentes com um código único de identificação a cada documento.
E isso só é possível porque temos uma equipe de TI inteiramente à nossa disposição, bem treinada, especializada e que facilita o suporte da gestão de correspondências da sua empresa, sempre que necessário.
Não importa se a sua empresa tem 200 ou 2 mil funcionários. Trabalhamos para empresas de todos os portes e com os anos, aprendemos a lidar com empresas que registram um grande volume de correspondências físicas, com muitos funcionários ou filiais. Geralmente, são grandes centros corporativos ou empresas com muitas unidades de negócio.
Entendemos que uma boa gestão de correspondência é um divisor de águas para quem necessita desse serviço e trata diariamente com malotes e documentos importantes.
Não perca mais nenhuma documentação, não atrase as entregas e permita que remetente e destinatário monitorem o andamento da rota e recebam protocolos digitais da entrega. Com um fluxo bem estabelecido e com ajuda de tecnologia de ponta, é possível saber exatamente por onde cada documento passou. E caso haja alguma ocorrência, todo o histórico fica salvo no sistema, facilitando o compartilhamento de informações e auxiliando na resolução.
Elimine as reclamações e os extravios, gere relatórios precisos, maximize a produtividade e agilize o compartilhamento de informações e o rastreamento dos dados. Peça uma demonstração e um consultor entrará em contato.
