A entrega de documentos é um recurso muito utilizado por diversas empresas. Estabelecimentos como laboratórios, clínicas, escritórios, indústrias, lojas online e uma infinidade de tipos de comércios utilizam do sistema de entrega. Esse sistema de entrega pode ser por conta da própria empresa ou até mesmo terceirizado para outro estabelecimento.
Apesar da entrega de documentos parecer um procedimento simples, por vezes podem ocorrer algumas dificuldades e as empresas que prestam esses serviços devem estar cientes dos empecilhos relacionados ao sistema de entrega de documentos, de forma a poder elaborar alternativas de evitar tais imprevistos.
Pensando nisso, nós da MXLOG elaboramos este post com o intuito de pontuar os 6 problemas mais comuns relacionados a entrega de documentos e, além disso, formas de evitar esses imprevistos. Boa leitura!
6 problemas relacionados à entrega de documentos
Veja a seguir a seleção dos 6 principais problemas vinculados a entrega de documentos. Há vários problemas que podem ocorrer durante o processo de entrega de documentos, desde relacionados ao controle de entrega até mesmo a perda ou extravio dos documentos.
Saiba mais sobre o assunto e conheça as nossas sugestões para evitar esses imprevistos!
1. Controle de entrega
Um dos empecilhos que podem ocorrer durante a entrega de documentos está relacionado ao protocolo de entrega. Todas as entregas realizadas por uma empresa necessitam de um protocolo, que funciona como um registro e tem como objetivo provar a conclusão da operação de transferência.
Esse registro é fundamental tanto para quem está recebendo um documento, ainda mais se ele possuir significativa relevância, quanto para a empresa que realiza o transporte, pois o protocolo informa que a entrega foi realizada.
O protocolo de entrega de documento precisa ter basicamente as seguintes informações:
- Logo da empresa;
- Nome do destinatário;
- Endereço de entrega;
- Data da entrega;
- Hora da entrega;
- Recebido por;
- Assinatura de quem recebeu.
Sendo assim, um dos primeiros problemas que podem ocorrer é o não preenchimento adequado desses dados e que, consequentemente, irá comprometer o registro. Para evitar esse problema é fundamental que todos os processos de entrega e registro sejam revisados antes de concluídos.
Outra questão relacionada ao protocolo de entrega de documentos diz respeito ao estoque de registros que pode apresentar algumas dificuldades quando realizado manualmente. O impedimento relacionado a esse procedimento está ligado às dificuldades que os registros em papéis trazem.
Deste modo, a alternativa indicada para armazenar esses registros de forma segura e fácil de realizar buscas é utilizar um sistema específico para o gerenciamento desse processo de forma digital.
2. Documento físico
Outro problema que está relacionado à entrega de documentos é a perda ou extravio do documento físico. Esse tipo de imprevisto pode ocorrer tanto no interior da empresa quanto durante o processo de transferência do material até o destinatário.
Desta forma, é fundamental que a empresa tenha cópias digitalizadas arquivadas, caso ocorra a perda de um documento.
Atualmente, existem scanners profissionais capazes de digitalizar centenas de páginas de documentos por minuto e, além disso, convertem de forma automática o conteúdo para o formato de arquivo PDF compactado, que além de mais seguro também ocupa menos espaço de armazenamento.
3. Documento digital
Porém, mesmo que a empresa armazene seus documentos em formato digitalizado, é importante se certificar que o local onde estão acondicionados esses documentos seja seguro.
Atualmente, a forma mais segura e eficaz de armazenar documentos importantes é através da nuvem, e já existem diversos softwares capazes de oferecer esse tipo de serviço para a empresa.
4. Informações prestadas sobre o destinatário
Outro problema relacionado à entrega de documentos diz respeito às informações prestadas sobre o destinatário, pois qualquer informação que esteja incompleta ou incorreta irá comprometer todo o serviço de entrega.
Sendo assim, é importante que independentemente da forma que seja contratado o serviço de entrega de documentos, todos os envolvidos que podem ser tanto a empresa que necessita entregar um documento quanto uma empresa terceirizada para realizar esse serviço de entrega, devem encontrar mecanismos de confirmação das informações fornecidas.
Caso esse contato seja por telefone, é imprescindível que o atendente realize a confirmação de cada informação prestada após a passagem dos dados.
Já em casos nos quais o contato é via internet, podem ser usadas outras formas de confirmação, como uma mensagem para o cliente confirmar os dados ou até mesmo uma nova aba solicitando as mesmas informações estratégicas para entrega para que o cliente digite novamente as informações prestadas.
Além disso, é sempre interessante solicitar o contato do cliente, caso ocorra algum imprevisto, e também disponibilizar o seu contato de forma clara para o cliente, pois caso ele perceba que forneceu alguma informação de forma equivocada ele possa entrar em contato e corrigir.
5. Acesso irrestrito
Mais um problema vinculado à entrega de documentos está relacionado ao acesso irrestrito a esses materiais.
Como mencionado anteriormente, é fundamental que se tenha uma cópia depositada na nuvem de qualquer documento fornecido, de forma a evitar problemas caso ele seja extraviado ou perdido dentro da empresa ou durante o processo de entrega.
Entretanto, não basta apenas possuir recursos sofisticados de armazenamento se o pessoal que está permitido a acessar esses registros não for qualificado para desempenhar essa tarefa, pois qualquer erro pode comprometer a cópia digital.
Uma forma de evitar algum transtorno desse tipo é somente permitir o acesso do acervo para funcionários habilitados para realizarem essa tarefa. Não é interessante permitir acesso irrestrito a todos os colaboradores da empresa.
6. Sigilo
Por fim, mais um problema que pode ocorrer durante a entrega de documentos é a quebra de sigilo. Por vezes, o conteúdo contido nos papéis que estão sendo transportados possui informações estratégicas sobre a empresa que contratou o serviço, por exemplo.
Deste modo, é importante que a empresa prestadora deste serviço ofereça meios e ferramentas que certifiquem a integridade e o sigilo do conteúdo contido nos documentos, de forma que informações que somente dizem respeito a empresa contratante não sejam publicadas.
Com a MXLOG você tem a certeza de que todos esses problemas são levados em conta antes de realizar qualquer entrega. Inclusive já foram pensados nos treinamentos dos nossos colaboradores para que evitemos ao máximo! Conte com a nossa empresa para fazer a entrega dos seus documentos!
