O assunto gestão de correspondências internas é bastante recorrente aqui em nosso blog, falamos das dificuldades que as empresas enfrentam quando o volume de correspondências é muito alto e do trabalho necessário para encontrar documentos que se perdem dentro do escritório. Quando estamos falando de milhares de funcionários no mesmo endereço ou diversas filiais espalhadas pelo país, o problema aumenta ainda mais.
A Sompo Seguros na busca contínua por melhorias e automação de processos, em conjunto com o sistema MXLOG, conseguiu entender e melhorar o processo como um todo. Hoje faremos um estudo de caso, mostrando como a Sompo Seguros conseguiu superar a maioria dos desafios.
O processo antigo
Uma das principais dificuldades enfrentadas pela Sompo Seguros era que o processo de entrega não era informatizado, todo o controle era feito manualmente e de modo analógico. Por isso, era muito difícil coletar informações sobre o fluxo das entregas e identificar oportunidades de otimização.
Diminuição das reclamações e extravio com a gestão de correspondências
Com a adoção do sistema da MXLOG para gestão das correspondências foi possível mudar o fluxo de entrega e ter informações precisas sobre as correspondências. O resultado foi a diminuição de ocorrências e otimização do processo, aumentando a eficiência.
Possibilidade de gerar relatórios mais precisos.
Outro benefício que se tornou possível com a implementação do sistema foi a coleta e análise de dados sobre o fluxo de trabalho. Com ele a empresa foi capaz de definir indicadores claros de desempenho (SLA) e gerar relatórios de volumetria, que antes não seriam possíveis.
Agilidade no compartilhamento de informação e rastreamento online.
Antes, para saber sobre a entrega de um malote ou um documento importante, era preciso entrar em contato com a expedição e pedir um follow up de cada caso, consumindo um tempo enorme de trabalho de profissionais em unidades diferentes.
Agora é possível fazer o rastreamento dos malotes e das correspondências online, diretamente pelo sistema, sem a necessidade de entrar em contato com a expedição.
Dessa forma os próprios pontos focais podem acompanhar a entrega da correspondência, deixando a expedição livre para cuidar de assuntos mais urgentes.
Benefícios que a Sompo Seguros percebeu com a contratação da gestão de correspondências.
Perguntamos ao cliente quais foram os maiores benefícios da contratação do serviço percebida por eles. A resposta comprova que ter o processo informatizado e uma equipe bem treinada são um grande diferencial: “Os maiores benefícios são a equipe dedicada e experiente nas atividades e a utilização do sistema web de controle de circulação de envelopes/malotes” diz Tiago Nicacio, da área de Expedição da Sompo Seguros.
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