No dia a dia das empresas que lidam com grandes volumes de correspondências físicas é comum a busca pela otimização dos processos, especialmente no que se refere às informações necessárias para obter um maior controle sobre o fluxo de entrada e saída de documentos, para evitar a perda de tempo ao tentar localizá-los, bem como minimizar a quantidade de ocorrências de extravios.
Muitas vezes os registros são feitos de forma manual, dificultando ainda mais o acesso aos dados necessários, por exemplo, para a emissão de relatórios que facilitariam a informatização tão imprescindível para grandes empresas que contam com distintas filiais e um grande número de funcionários, fato comum também aos grandes centros corporativos.
A gestão de correspondência é a forma mais eficiente para impedir que esse tipo de situação aconteça, pois, dentre outras facilidades, contribui para a agilização dos envios e entregas ao destinatário final, eliminando as falhas durante o processo.
Veja como o sistema de gestão de correspondências da MXLOG pode trazer soluções para a automatização do processo de entrega e recebimento de correspondências da sua empresa. Boa leitura!
O que é gestão de correspondências?
O sistema de gestão de correspondências desenvolvido pela MXLOG é uma plataforma para catalogar e rastrear todas as correspondências que chegam na empresa, cadastrar todos os destinatários e remetentes e atribuir um código de identificação a cada documento.
A gestão de correspondências prioriza o que temos de mais importante que é o tempo, e sabemos o quanto ele é valioso na dinâmica corporativa. Imagine então, nunca mais perder um documento importante e ainda evitar que ele seja entregue para o funcionário errado, impedindo que informações sigilosas sejam compartilhadas por equívoco!
Estas e outras vantagens são possíveis graças ao processo de gestão inteligente de correspondências.
Para quem a gestão de correspondências pode ser útil
Este é um serviço ideal para grandes grupos corporativos ou empresas com muitas unidades de negócios, que lidam com um grande volume de correspondências físicas e possuem muitos funcionários e/ou filiais.
É útil também para as empresas que já estão trabalhando na implementação de melhorias e informatização dos fluxos de entrada e saída de correspondências e desejam alinhar os procedimentos para viabilizar o processo como um todo.
Como funciona
- Cada documento que chega na empresa recebe um código de identificação. O mesmo estará disponível no sistema e no documento físico.
- Todos os passos que envolvem o processo de separação e entrega do documento são cadastrados no sistema. Informações como data, hora, setor, remetente, destinatário, entre outros dados relevantes são registrados. Para a agilidade do processo, é realizado um pré-cadastro com os nomes das pessoas que receberão os documentos.
- Munidos do código de identificação, os destinatários podem acompanhar o andamento de entrega de correspondências dentro da empresa, abrir ocorrências e acessar os protocolos digitais de entrega. Assim, o caminho percorrido pelo documento pode ser verificado de maneira confiável e em tempo real.
- Através do preenchimento do formulário disponível na página da MXLOG é possível entrar em contato com um consultor especializado para solucionar todas as suas dúvidas, agendar uma demonstração ou contratar o serviço de Gestão de Correspondências.
Benefícios e diferenciais da MXLOG
A excelência em logística de documentos é um dos aportes fundamentais para um melhor aproveitamento de parte significativa dos custos da corporação. Tal fato pode ser comprovado ao identificar que a desorganização demanda muito tempo para procurar um documento extraviado, muitas vezes envolvendo pessoas de diferentes setores que poderiam estar focadas em atividades que não são possíveis realizar de maneira automatizada.
Logo, a redução de custos é um dentre os vários benefícios obtidos ao utilizar os serviços da MXLOG. A seguir destacamos outras vantagens e diferenciais. Confira!
- Equipe de TI: o serviço exclusivo da MXLOG inclui o contato direto com uma equipe especializada e bem treinada para a facilitação e suporte da gestão de correspondências da sua empresa, sempre que necessário.
- Controle informatizado: os funcionários têm acesso aos relatórios e rastreamentos online e uma solução completa entre a equipe e o sistema web de controle de circulação de envelopes e/ou malotes entre filiais.
- Acesso facilitado aos relatórios: mesmo diante da digitalização acelerada em função da situação emergencial global que estamos vivenciando atualmente, os documentos físicos não foram extintos e continuam sendo objeto de validade legal. Obter fácil acesso aos relatórios de rastreamento é uma forma segura de resguardar a corporação de futuros problemas judiciais, agilizando o tempo de resposta em caso de alguma demanda.
- Interação entre departamentos: ao identificar os documentos tanto fisicamente quanto via sistema, os departamentos envolvidos podem ter acesso de maneira simultânea à localização dos documentos e, caso alguma informação tenha sido registrada de maneira equivocada, é possível corrigir e fazer com que os documentos cheguem ao destinatário final mais rapidamente.
- Identificação do fluxo de entrada e saída: cada detalhe registrado durante o fluxo de entrada e saída otimiza o processo de identificação da documentação.
- Minimização de ocorrência: os registros de ocorrência por extravio e consequentemente os índices de reclamação são reduzidos em função do controle e rastreamento das correspondências via identificação exclusiva e a facilidade de localização dos documentos.
Considerações finais
Com todo o exposto é fácil perceber o quanto uma boa gestão de correspondências é capaz de favorecer em termos de aproveitamento de tempo e minimização de custos desnecessários para sua empresa, ao mesmo tempo em que possibilita que seus funcionários estejam focados em ações estratégicas, ao invés de perder tempo com atividades que podem ser automatizadas como é o caso do controle de fluxo de entrada e saída de documentos.Entre em contato com a nossa equipe e encontre a melhor forma de impedir a perda de documentos importantes e correspondências urgentes, bem como permitir a chegada de cada um deles ao destino final no menor tempo possível e sem falhas, através do sistema de gestão de correspondências da MXLOG. Conte com a gente!
