Neste artigo você vai aprender: Como melhorar a logística de documentos e correspondências para sua empresa. Organizar, reduzir custos e melhorar processos na gestão, entregas e recebimentos. Aproveite!
O processo de gestão de correspondências empresarial, também conhecido como “mensageria interna”, pode parecer algo desnecessário nos tempos modernos, mas é um procedimento importante para as empresas, independente do seu segmento de atuação ou modelo de correspondências físicas utilizado. Afinal, toda empresa trabalha também com cartas e entregas de documentos e, quando você menos esperar, pode se ver perdido num mar de informações perdidas que refletirão diretamente na sua gestão e eficiência.
A gestão de correspondência empresarial economiza tempo e verba, por exemplo, com o protocolo de recepção de documentos na empresa, que costuma demandar horas diárias senão de um profissional exclusivo para isso, pode gerar tarefas para toda a equipe que terá de dar atenção a estes processos diários.
Como funciona
Ao longo do processo de gestão de correspondência empresarial estão englobados todo o fluxo de envio e recebimento de correspondências, quanto da organização, encaminhamento, controle, mensuração e estatísticas. Existem diversas possibilidades de tratamento e fluxos diferentes de acordo com cada tipo de correspondência. Como notificações extrajudiciais, cartas de cobrança, divulgação de produtos e serviços, além de diversos tipos de comunicados.
Os processos estabelecidos numa boa gestão de correspondência empresarial geram – além da praticidade para realizar o envio dos documentos – economia tanto das custas quanto da hora/homem da sua equipe. O investimento para implementação destes processos geram mais eficiência e dinâmica a todo o setor administrativo de uma corporação.
O desenvolvimento do método de gestão de correspondência empresarial da MXLog se deu graças à relação com nossos clientes, que sempre demonstraram sofrer com os problemas causados por uma gestão ruim dos documentos recebidos, sendo que nenhum deles conseguiu encontrar uma solução definitiva de iniciativa própria interna da corporação.
O serviço de gestão de correspondência empresarial precisa ser elaborado de forma personalizada para cada corporação e pensando justamente em resolver todas estas questões. Com uma gestão com apoio tecnológico, é possível que as correspondências recebam um código único dentro do sistema e todo processo de entrega e recebimento é documentado. Assim, é possível rastrear a localização do documento na empresa e ter um histórico confiável do caminho percorrido pelo documento.
Com a criação de um código único para identificação de cada correspondência ou documento no sistema e também identificado no envelope recebido, o número de rastreio original é mantido para uma fácil localização num futuro em que sua utilização seja necessária.
Com este modelo de gestão de correspondência empresarial, é importante criar uma lista de destinatários pré-cadastrada para agilizar os processos, além da possibilidade de se cadastrar qualquer tipo de correspondência, inclusive cartas simples.
O papel de uma boa gestão de correspondência empresarial
Empresas grandes, com muitos funcionários, filiais ou grandes centros corporativos são os que mais sofrem com uma má gestão de correspondência empresarial. O maior dos problemas enfrentados é a inexistência de um método eficiente de rastreamento para uma correspondência que destinada a um dos colaboradores da companhia. Além de não haver uma fonte confiável de controle para consultar as correspondências que já foram entregues.
Mesmo quando existe um controle, ele normalmente é feito de forma manual e em papel, o que além de ser ineficiente gera custos de armazenamento. Toda e qualquer empresa de médio porte recebe diariamente uma quantidade imensa de documentos e correspondências. Imagine esta situação numa empresa de 200 funcionários. Imagine esta situação numa empresa de 2 mil funcionários. Pois é, nem queira imaginar o tamanho do problema numa empresa com dezenas de milhares de colaboradores.
Além dos fluxos para o recebimento de documentos e correspondências precisar ser muito bem estabelecido, imagine situações como a possibilidade de algo ser entregue para uma pessoa ou empresa errada. O esforço para encontrar esse documento é enorme, e muitas vezes não há nada que possa ser feito. Sem uma boa gestão de correspondência empresarial, aquele documento importante pode estar perdido para sempre, gerando dores de cabeça e prejuízos para muita gente.
Uma boa gestão de correspondência empresarial é um divisor de águas para quem lida com grandes volumes de correspondências diariamente, malotes entre filiais, ou mesmo lidam com documentos de várias empresas diferentes num mesmo local físico. O serviço de gestão de correspondência empresarial é um serviço feito para centros corporativos ou grandes empresas que recebem diariamente um grande volume de correspondências.
Com um fluxo bem estabelecido e o auxiílio da tecnologia, é possível saber exatamente onde cada documento passou e se já foi entregue ao destinatário final. Caso ocorra alguma ocorrência, todo o histórico da conversa fica salvo no sistema, facilitando o compartilhamento de informações. Com o método de gestão de correspondência empresarial da MXLog, nenhuma correspondência se perde dentro da empresa. O processo fica mais fácil e rápido, sem a necessidade de utilizar controles em papel ou fazer buscas manuais.
Para tirar mais dúvidas sobre gestão de correspondência empresarial, entre em contato com a MXLog. Se você gostou deste conteúdo, inscreva-se na nossa newsletter e receba em seu e-mail mais dicas sobre como melhorar a gestão de custos da sua empresa.
