Protocolo de entrega de documentos é um documento importantíssimo em qualquer operação de entregas. Ele ajuda a coletar informações relevantes sobre a entrega do documento, como a data, hora e quem o recebeu. Essas informações irão compor o controle de entregas do departamento de expedição, e ficarão disponíveis para consultas futuras.
Todas as entregas efetuadas por uma empresa precisam ter um protocolo de entrega de documentos, nada pode ser enviado sem um registro. Apesar de ser um documento tão importante, fazer um protocolo de entrega é simples. Desse modo, fizemos um modelo de protocolo que você pode baixar e usar na sua empresa.
Além disso, vamos abordar mais especificamente neste post sobre a importância do protocolo de entrega de documentos. Portanto, continue acompanhando e veja como esse procedimento é necessário para realizar as entregas com total segurança e confiabilidade. Boa leitura.
Por que criar um protocolo de entrega de documentos?
Veja quais são as vantagens da sua empresa criar um protocolo de entrega de documentos:
Melhoria na organização
Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados, com uma simples consulta à distância, o seu cérebro fica mais tranquilo e pode se concentrar em outras atividades. Ou seja, uma demanda a menos para ser resolvida.
Economia de tempo
Documentos devidamente protocolados ficam mais organizados e, consequentemente, a rotina de trabalho é agilizada. Assim, nenhum colaborador perde tempo procurando por algum tipo de documento. Dessa forma, há uma melhoria na produtividade.
Garantia jurídica
O protocolo de entrega de documentos quando é bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente pode ser uma prova jurídica, caso haja necessidade. Portanto, mais um motivo para investir nesse procedimento.
Atender à legislação
Por meio de um sistema de protocolo, a empresa poderá solicitar informações sobre o documento. É somente ligar para a organização que o entregou para obter acesso aos dados que necessita.
Como criar um protocolo de entrega de documentos
Primeiramente, é preciso ressaltar que todos os colaboradores de uma empresa precisam ter o conhecimento desse documento e saber da sua importância. Mesmo que as entregas sejam recebidas na recepção e direcionadas para o departamento de destino, uma hora ou outra a recepcionista não estará lá e, portanto, outra pessoa terá que atender. Por isso, é necessário que todos conheçam esse documento.
Agora veja quais os processos que um protocolo de entrega de documentos deve seguir:
- Deve ter um protocolo para cada tipo de documento. Portanto, é preciso separar as correspondências comuns daquelas de caráter sigiloso, bem como é importante que se tenha no protocolo a assinatura do entregador e a sua;
- Caso seja uma correspondência que você possa abrir, antes de assinar o protocolo de entrega de documentos, verifique se está tudo ok e, caso contrário, informe ao entregador quais os documentos faltantes;
- Para sua segurança e da empresa que realizou o serviço de entrega, classifique o documento com o método adotado pela empresa. Como, por exemplo, carimbando;
- No protocolo, especifique sobre o que se trata o documento, dessa forma, ao requisitarem alguma informação, especialmente sobre dia de entrega, ela será facilmente identificada;
- Opte para que o protocolo de entrega de documentos possua duas vias para anexar uma quando entregar a correspondência ao destinatário;
- Tenha um arquivo com todas as fichas de protocolo de entrega.
Normalmente, o protocolo de entrega de documentos costuma seguir o padrão abaixo:
- Nome da empresa, com CNPJ, e endereço completo contendo a cidade e o município;
- Nome da pessoa que recebeu com o número do CPF, data e horário.
Baixe aqui o nosso protocolo de entrega de documentos
Atrás do protocolo ficam os documentos que serão entregues, em ordem de importância, com todos os dados da pessoa ou empresa que enviou.
Portanto, além de assinar o protocolo de entrega de documentos que o entregador levará até você, é importante que a sua empresa também tenha um protocolo próprio para ele assinar. Assim, ambos ficam resguardados de qualquer contratempo, caso ocorra. Essa é uma ação importante, especialmente para protocolar documento confidencial ou com a finalidade judicial.
É válido pensar em um programa específico para arquivar todos esses protocolos. Ou seja, uma forma moderna e eficiente de organizar esses documentos. Portanto, o protocolo também pode ser automatizado, o que facilita bastante.
Gestão de entrega de documentos
Todos os dias há um grande volume de entrega de documentos nas empresas. As informações são as mais diversas e, em muitos casos, elas são sigilosas. Realizar uma gestão eficiente desses protocolos de entrega de documentos ajuda a identificar correspondências urgentes em momentos corridos.
Afinal, o protocolo fica arquivado, normalmente, na recepção da empresa. Portanto, você saberá se o documento chegou ou não. Caso não ache esse protocolo, basta entrar em contato com a empresa que realizou o serviço de entrega para saber quem recebeu o documento.
O ideal é que tenha um arquivo para guardar os protocolos de entrega de documento.
Informações que devem constar em um protocolo de entrega de documentos
Caso a sua empresa ainda trabalhe com o protocolo de entrega de documentos no papel, é preciso saber montar um corretamente. Afinal, é necessário ter todas as informações importantes.
Veja como montar um protocolo de entrega de documentos:
- Logo da empresa;
- Nome do destinatário;
- Endereço completo de entrega;
- Data da entrega;
- Hora da entrega;
- Recebido por (nome e sobrenome);
- Assinatura de quem recebeu.
Se necessário, peça a pessoa que recebeu a entrega o número do documento de identidade ou CPF.
Protocolos de entrega e controle em um só lugar:
Um dos problemas de fazer o controle de entregas manual é a necessidade de estocar os registros em papel, além disso, fazer pesquisas nesse estoque depois é um trabalho difícil e pouco produtivo. A melhor solução para resolver esse problema é trabalhar com um sistema que registra o histórico de entregas efetuadas e guarda as informações relevantes a respeito de cada entrega digitalmente.
As vantagens de ter um sistema que controla e gera esse protocolo de entrega de documentos são:
- Rastrear suas entregas, pois no momento em que o cliente assina o protocolo de entrega de documentos todos os dados são gravados. Portanto, por meio de um relatório é possível saber o exato momento da entrega;
- Eliminação de protocolo de papel: ter vários arquivos de protocolo de entrega de documentos pode ocupar espaços desnecessários e ser de difícil controle. Porém, quando tudo é feito de forma automatizada, todas as informações ficam armazenadas em um banco de dados acessível no sistema. Até a imagem da assinatura do cliente fica disponível;
- Protocolos sempre encontrados: para achar todos os protocolos de entrega de documentos assinados é bem simples, prático e rápido, pois basta pesquisar pelo nome do cliente. Todos estão disponíveis para consulta e, caso o cliente queira, é possível enviar uma via, com todos os dados, para o seu e-mail;
- Gestão mais eficiente: além de armazenar corretamente e com mais eficácia os protocolos de entrega de documentos, o sistema permite que vários usuários tenham acesso aos protocolos, desde que sejam cadastrados. Portanto, é possível ter uma melhor gestão, controlar mais os produtos que foram entregues e controlar os itinerários dos entregadores com mais facilidade. Se o dispositivo tiver acesso à internet, é possível sincronizar as informações.
Eliminar o processo de papel para ter arquivos mais eficientes é algo muito simples! Ter uma rotina mais informatizada, moderna e fácil com a gestão de documentos importantes é essencial para otimizar ainda mais os processos.
Os clientes da MXLOG têm essa e outras facilidades sem pagar nada a mais por isso. Através do sistema MXLOG é possível gerir todo o processo de entregas online, que pode ser também realizado a partir do celular.
Esperamos que este post sobre protocolo de entrega de documentos tenha ajudado você e a sua empresa a gerir melhor a operação de entrega de documentos.
Boas entregas!
