O que é um sistema de gestão de entregas?
Um sistema de gestão de entregas é um software que ajuda as empresas a coletar e armazenar informações referentes a todo tipo de entrega que a empresa efetua. Ele é essencial para controlar e entender tudo que acontece dentro da expedição da empresa, ajuda a evitar extravios e a identificar possíveis pontos de otimização na operação. Muita gente pensa que ter um sistema de gestão de entregas só é necessário para empresas de logística ou que precisam efetuar a entrega de seus produtos para o consumidor final, na verdade o sistema de gestão de entregas serve para qualquer tipo de empresa, seja uma loja online ou um escritório de advocacia.
O objetivo da logística é transportar qualquer coisa dentro de um prazo estabelecido, pelo menor custo possível. O sistema de gestão de entregas é a forma mais eficiente de iniciar o processo de redução de custos.
Controle manual não resolve completamente o problema
Se a sua empresa já efetua algum tipo de controle manual das entregas, através de planilhas ou mesmo em papel, então o primeiro passo para otimizar a operação já foi dado. No entanto, fazer o controle desta forma tem suas limitações. Um dos maiores problemas de utilizar planilhas é a dificuldade de consolidar informações com outras fontes, é preciso comparar e alterar os dados da planilha manualmente. Esse processo dificulta o acompanhamento do que está sendo enviado, pois cada etapa precisa ser atualizada na planilha, se o status não for atualizado por erro humano, a informação se perde para sempre, por exemplo. Além disso, tem a questão de apenas uma pessoa acessar e alterar o documento por vez no caso de planilhas em Excel, e os registros das alterações feitas no documento não são evidentes, o que pode ocasionar erros de comunicação com outros departamentos.
Apesar de funcionar para um primeiro momento, o controle manual de entregas não permite ter uma ideia clara do quadro geral do que acontece na expedição, e não facilita em nada o trabalho de identificar os pontos de otimização para operação. Todos os relatórios precisam ser feitos manualmente e qualquer erro no preenchimento do controle afeta diretamente no tratamento dos dados.
Com o sistema de gestão de entregas: a troca de informações é constante
Um dos maiores benefícios de utilizar um sistema de gestão de entregas é que vários usuários abastecem o sistema com dados de etapas diferentes do processo, o trabalho para manter as informações atualizadas é infinitamente menor e mais confiável. O fluxo de informação entre departamentos também fica mais fácil, basta acessar o sistema para ter uma ideia geral do processo, sem a necessidade de ligar para outras pessoas e coletar uma informação de cada vez, como muitas vezes acontece.
Com todos os dados concentrados em um só lugar, o gestor da expedição consegue organizar melhor uma estratégia para reduzir os custos e otimizar etapas da operação.
Relatórios atualizados automaticamente
Ao contrário dos controles por planilha, os relatórios são atualizados automaticamente. Na maioria dos sistemas do mercado é possível extrair relatórios completos da operação de acordo com o período desejado. O processo de análise fica muitos mais ágil e confiável. No caso do Sistema MXLOG, por exemplo, é possível extrair relatórios de todas as entregas efetuadas no período selecionado, relatório de faturamento separado por centro de custo e até um relatório de sustentabilidade com a quantidade de emissão de CO² evitada.
Acompanhamento das entregas
Outro diferencial que muitos sistemas oferecem são funcionalidades de acompanhamento das entregas. Esse tipo de funcionalidade ajuda muito a evitar extravios, coletar dados sobre o tempo médio que se leva em cada pedido, a até identificar funcionários que estão rendendo abaixo do esperado. Utilizamos aqui na MXLOG uma funcionalidade de rastreamento em tempo real de todas as entregas, através dela conseguimos reduzir muito o tempo médio total para coleta e entrega das mercadorias. Para se ter uma ideia do efeito prático desse tipo de funcionalidade, hoje mais de 80% das solicitações de entrega são atendidas em menos de 20 minutos dentro da cidade de São Paulo, uma otimização que só foi possível através da utilização do sistema de gestão de entregas.
Conclusão
Qualquer empresa que possui um departamento de expedição pode se beneficiar de um sistema de gestão de entregas, independente do tipo de entrega efetuada, sejam produtos, documentos ou alimentos. Um controle manual pode ser o suficiente para dar os primeiros passos e começar a organizar os processos, mas somente com um sistema é possível otimizar a operação reduzindo custos. Procure empresas que atendam essa demanda de tecnologia para efetuar as entregas da sua empresa, aqui na MXLOG por exemplo, disponibilizamos gratuitamente o acesso ao nosso sistema para os nossos clientes.
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